Jak dobrze zorganizować wydarzenie branżowe?

Dotrzeć do ludzi, przekonać do uczestnictwa w spotkaniu, a potem sprawnie je zorganizować. Jak sprawić, by wszystko przebiegło sprawnie, a uczestnicy wyszli zadowoleni?

Każdy, kto kiedykolwiek organizował spotkanie, meetup czy konferencję wie, że nawet jeśli założenia wydają się proste, rzeczywistość może bardzo zaskoczyć. Schody budują się w miejscach, gdzie wszystko było banalnie proste. Sprawdź, co warto zrobić przed, w trakcie i po spotkaniu branżowym, aby wszyscy wspominali je dobrze i nie mogli doczekać się kolejnego!

Sprawdź czy i kto cię potrzebuje

Załóżmy, że organizujesz otwarte warsztaty szydełkowania (de facto bardzo popularne we Wrocławiu). Czy w twoim mieście odbywają się tego typu spotkania? Jeśli tak, to ile i gdzie się odbywają? Nawet, jeśli są i jest ich sporo to wciąż nie jest powód, aby rezygnować z pomysłu zorganizować czegoś takiego u ciebie. Być może zapotrzebowanie jest tak duże, że mimo, iż warsztaty odbywają się dwa razy w miesiącu, na twoje zapisze się pełna lista. Jeśli możesz zapytać organizatorów, jak wygląda frekwencja, to znakomicie. Jeśli sala pęka w szwach, jest duża szansa, że i na twoje wydarzenie przyjdzie sporo osób. Na tym etapie szacowanie ilości chętnych to spekulacje. Na pewno zdobycie jak największej ilości informacji, dokładny reserach pozwoli ci nie tylko ocenić, ile osób potencjalnie zainteresuje się twoim eventem, ale też w jakie dni i w jakich godzinach najlepiej je organizować.

O czym to będzie?

Uczestnictwo w twoim wydarzeniu wymaga od uczestników poświęcenia czasu. To wydaje się oczywiste, ale nie jest dla każdego organizatora. Co to bowiem oznacza? Oznacza to, że osoby, które zastanawiają się czy dołączyć do ciebie wybierają pomiędzy innymi opcjami spędzenia czasu i (jeśli wydarzenie jest płatne) pieniędzy. Jeśli organizujesz zatem wydarzenie poświęcone marketingowi, wskaż – czego dokładnie dowiedzą się przybyli goście. Poproś o tematy od prelegentów, niech samo wydarzenie ma też tytuł lub podtytuł naprowadzający. Dlatego właśnie dla nas jako organizatorów Marketing Inspire, tak ważne jest organizowanie wydarzeń tematycznych. W ten sposób bardzo jasno określamy, jaki pakiet informacji i wiedzy zostanie przekazany w trakcie. Osoby chcące wziąć udział, od razu mogą zadecydować, czy to leży w obszarze ich zainteresowań, a ty unikniesz wielu pytań o treść spotkania i ewentualnych rozczarowań

Nie promuj wszędzie

Jeśli już wiesz, gdzie prowadzone są dyskusje odnośnie do wydarzeń branżowych takich jak twoje, wiesz także, gdzie warto nagłaśniać informacje o twoim evencie. Nie idź tam, gdzie wydaje ci się, że sa twoim odbiorcy. Być może nie musisz wcale inwestować w banery w sieci, a wystarczy dobrze wypromowane wydarzenie na Facebooku. Lub odwrotnie – osoby, do których chcesz dotrzeć nie korzystają z mediów społecznościowych, ale namiętnie czytają prasę branżową. Dowiedzieć się, gdzie kierować budżety to jedno o z najważniejszych zadań. Pomóc może też kierowania środków w kilka, najbardziej obiecujących miejsc. Wtedy konieczna jest weryfikacja na bieżąco – gdzie, co i jak dobrze konwertuje.

Informacja, dużo informacji

Mówiąc o pytaniach od potencjalnych gości. Od początku, kiedy ogłosisz, że twoje wydarzenie się odbywa, koniecznie poinformuj o dokładnej dacie i miejscu. Jeśli jeszcze go nie znasz, również daj znać, że dostarczysz te informacje po konkretnym dniu. Niech zainteresowani mogą wpisać wydarzenie w kalendarz. Wcześniejszy akapit mówił o tym, jak ważne jest komunikowanie, kto wystąpi oraz (co wręcz ważniejsze) o czym będzie mówił. Jeśli to twoje szkolenie, daj opis i powiedz, co jego uczestnicy będę wiedzieli po zakończeniu. Jeśli zapraszasz prelegentów powiedz, o czym będą mówić i czym zawodowo się zajmują. To podkreśli profesjonalny charakter twojego wydarzenia. Pokażesz, że zapraszasz tylko osoby, które znakomicie znają się na danym temacie i są w stanie podzielić się praktyczną wiedzą. Udostępnij potencjalnym gościom zadawanie dodatkowych pytań – niech będzie to mail, Messenger lub live chat. Cokolwiek, co pozwoli uzyskać informacje i rozwiać wątpliwości.

Postaw na prowadzącego

Wszyscy myślą o prelegentach i gościach. Niewielu myśli o tym, który przez czas trwania spotkania spina wszystko w całość. Umiejętność przywitania gości i utrzymanie ich uwagi, pokierowania nimi na przerwę, zachęcenie do powrotu z niej, przedstawienie prelegentów, ale też pilnowanie czasu ich prezentacji. Zakres działań jest wbrew pozorom całkiem spory, czego nie da po sobie poznać wprawny prowadzący. Postaw na osobę, która jest pewna siebie, potrafi się wysłowić i panować nad emocjami. Taką, która wiesz, że do spotkania przygotuje się dużo wcześniej, niż wybije godzina zero. Świetny prowadzący lub prowadząca nadaje tempo całemu spotkaniu, potrafi uniknąć lub łagodzić ewentualne kryzysy, rozbawić i zaintrygować uczestników.

Sprawdź, co mówią

Pamiętaj, że wiele osób, które biorą udział w spotkaniu, dzieli się wrażeniami na bieżąco w sieci. Być może pojawiają się ważne zapytania? Sprawdź, kto używa twojego hashtagu, oznacza twoją firmę lub wydarzenie. Zobacz, czy nie pojawiają się opisy, recenzje czy podsumowania. Dowiedz się, co się podoba, na co narzekają. To ogromna dawka wiedzy dla organizatorów. Jeśli nie przeprowadzasz ankiet (a nawet jeśli to robisz) sprawdź, co dzieje się w sieci wokół eventu.

Networking FTW!

Jednym z najważniejszych, a przez wielu uważanym wręcz za najważniejszy element wydarzenia jest właśnie networking. Spotkanie się z prelegentami, ale tez innymi gośćmi to aspekt nie do przecenienia. Mamy wszystkie możliwe opcje komunikowania się bez względu na odległość, a mimo to, rozmowa twarzą w twarz stanowi najlepszy, bo najskuteczniejszy sposób budowania relacji, wymiany informacji i… wizytówek. Zadbaj także o ten element. Może być to przerwa kawowa, może być afterparty. Pomyśl, jak zachęcić uczestników do wydarzenia do integracji. Czasem wystarczy to ułatwić lub… nie przeszkadzać.

Podsumowując

Aspektów, na które należy zwrócić uwagę organizując wydarzenie branżowe jest bardzo, bardzo wiele. Dużo też zależy od tego, jaki stricte charakter ma event, który organizujesz. Czy jest darmowy, czy płatny, ogólnie dostępny, czy kierowany do bardzo wąskiej grupy, czy to bardziej szkolenie, czy konferencja. Do każdego typu spotkania, należy przyjąć inne zmienne podczas organizacji. Chcąc pomóc w tym niełatwym procesie, postanowiłam napisać krótką serię krótkich poradników. Mam nadzieję, że jego pierwsza część, tak jak każda kolejna, będą dla was przydatne.